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案例故事式 · 跟著一位新手做一次

Excel 資料品質稽核

阿禾準備把匿名人資測試資料匯入系統。他先請 ChatGPT、Codex 或 Claude 挑戰輸入,而不是急著分析一張還不知道能不能用的表。

開始

開始之前

準備什麼

在分析、匯入或交付前,找出 Excel/CSV 的缺值、重複、日期矛盾、單位不一致與其他品質問題。

可提供:Excel 或 CSV 檔;檢查的工作表與資料最後要交付的對象。

必要:要稽核的資料檔。可預設:未指定時檢查自動偵測的工作表與表頭;預設只產出報告、不修改資料。

Excel 原生畫面:匿名測試資料包含缺值、重複、日期矛盾與單位不一致,不含真實人員資料。
Excel 原生畫面:匿名測試資料包含缺值、重複、日期矛盾與單位不一致,不含真實人員資料。
第一幕|先確認表頭

這份表真的能直接拿去分析嗎?

請稽核這份匿名 Excel,找出缺值、重複、日期矛盾與單位不一致,只要報告,不要修改原檔。

Skill 先檢查表頭可信度,再依七大準則掃描欄位、列號與實際值。

實際報告抓出缺值、完整重複列、離職早於到職,以及公斤與磅混用。

若表頭可信度為 0,必須先修正表頭設定,後續欄位語意才可靠。

TextEdit 原生畫面:顯示 audit_data.py 的實際稽核輸出,列出匿名資料的欄位、列號與實際值。
TextEdit 原生畫面:顯示 audit_data.py 的實際稽核輸出,列出匿名資料的欄位、列號與實際值。
第二幕|把異常分成三類

報告裡每一項都一定是錯嗎?

請把結果分成確定錯誤、需要人工判斷、格式不一致三類,並保留列號。

Skill 用資料語意解釋異常,不把離群值或同名資料直接當成錯誤。

無效日期與離職早於到職列為確定錯誤;缺值、疑似重複與極端值列為待判斷;手機格式與單位混用只列為格式風險。

重複姓名可能是不同人,不能直接刪除。

ChatGPT 實際分類:無效日期與離職早於到職列為確定錯誤;缺值、疑似重複與極端值留待人工判斷;手機格式與單位混用只列為格式風險。
ChatGPT 實際分類:無效日期與離職早於到職列為確定錯誤;缺值、疑似重複與極端值留待人工判斷;手機格式與單位混用只列為格式風險。
第三幕|補上交付規格

怎麼知道格式符合最後接收者的要求?

這份資料要匯入虛構的人資測試系統;請指出還需要我提供哪些欄位與格式規格。

Skill 將無法自動知道的最終客戶要求明確列為問題,而不是自行假設。

報告要求補充必填欄位、手機格式與日期格式,取得規格後才能用 spec 重跑。

清理是治標;來源端資料驗證才是防止再次輸入錯誤。

TextEdit 原生畫面:顯示根據實際稽核結果整理的規格追問,要求確認必填欄位、手機與日期格式。
TextEdit 原生畫面:顯示根據實際稽核結果整理的規格追問,要求確認必填欄位、手機與日期格式。
完成

最後學會了什麼

報告先於修改

依問題類型分組的稽核報告;包含欄位、列號與實際值的可核對清單。

人判斷語意

最終接收者的欄位與格式要求無法自動判斷;極端值與疑似重複仍需人工判斷。

確認才修改

修改資料前必須說明會改動的列並取得確認。

預設只讀取匿名測試檔並輸出報告,原始 Excel 不變。

拖入要稽核的 Excel 或 CSV,並告訴我資料最後要交給誰或匯入哪個系統。